Le riunioni virtuali su Zoom o su piattaforme simili sono ormai parte integrante del mondo del lavoro e di quello legato allo studio. Tuttavia, per garantire incontri tanto produttivi quanto rispettosi, è fondamentale osservare alcune regole di etichetta.
Vediamo insieme un veloce decalogo. Collegarsi in orario dimostra rispetto per gli altri partecipanti. Prima dell’incontro si consiglia di testare microfono, videocamera e connessione per evitare interruzioni e imbarazzi.
Lasciare il microfono spento quando non si sta parlando aiuta a ridurre i rumori di fondo in modo da non infastidire il relatore e gli altri partecipanti con brusii, suonerie o guaiti di animali domestici. Quando si interviene, parlare con chiarezza e senza sovrapporsi agli altri. Anche se si partecipa da casa, un abbigliamento adeguato favorisce un clima professionale.
Evitare pigiami o abiti troppo informali. Uno sfondo neutro e un ambiente privo di distrazioni rendono la riunione più gradevole per tutti. Se necessario, utilizzare sfondi virtuali discreti, niente di troppo appariscente.
Durante la riunione, evitare di navigare su internet, controllare il telefono o svolgere altre attività. Dimostrare attenzione è segno di rispetto per chi parla. Se non si ha la possibilità di utilizzare un pc e quindi ci collega alla riunione virtuale con un cellulare, assicurarsi di posizionare il dispositivo in modo da essere ripresi adeguatamente, senza inquadrature che possano suscitare ilarità.
Una ripresa a mezzo busto, in generale, andrà sempre bene. Fare domande e intervenire quando opportuno. Mantenere il contatto visivo con la telecamera aiuta a creare un’interazione più naturale.
Seguire queste semplici regole garantisce incontri certamente più efficaci e più rispettosi: migliorare la comunicazione aiuta a far crescere la produttività nel lavoro e nelle lezioni.
* di Giacomo Orsolino
